آشنایی مربیان با نحوه برگزاری جلسات در فعالیتهای تشکیلات

   مقدمه:  برگزاری جلسات برای چیست؟جلسه نوعی ابراز ارتباطی و تشکیلاتی است که اعضای آن از طریق ارتباط دائمی با هم در بسیاری از امور تاثیرگذاری می نمایند،معمولاً جلسات کارکردهای  زیر با خود به همراه دارد......

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                                                                                                                      

* مطلع کردن

* بررسی یا مشکل گشایی

* بحث و تبادل نظز

* ترغیب،تشویق و ایجاد انگیزه

* مشورت

*دادن آموزش یا پرورش

* ایجاد تغییر در اطلاعات،مهارتها و نگرشها

* تصمیم سازی،تصمیم گیری

 

توصیه:

برای جلوگیری از خطا و اشتباه از خرد جمعی و نظرات گوناگون استفاده گردد.

 

مراقب آسیبهای جلسه باشیم :

 

در عین اینکه جلسات می توانند مفید و سازنده باشند اما در اثر بی دقتی و یا بی تجریگی آسیبها و آفت هایی متوجه جلسات می گردد که می توان با شناخت آنها و برنامه ریزی جدّی برای عدم وقوع آن به این آسیب ها و خطرات مبتلا نشد.

بعضی از این موارد عبارتند از ......

* بی برنامه گی

* اتلاف وقت

* عدم اولویت بندی دستور جلسات

* هرج و مرج و آشفتگی در جلسه

* تضعیف روحیه

* کندی حرکت و توقف به بهانه کارکارشناسی عمیق

* پرحرفی بعضی از اعضاء

* تفرقه و دو دسته گی

 

 

 

اقدامات قبل از جلسه:

قبل از برگزاری جلسات باید اقداماتی صورت پذیرد تا به هنگام تشکیل جلسه به نتایج مثبت و سازنده دست یابیم هرگز فراموش نکنیم که راحت ترین کار اینست که گروهی را دور یک میزجمع کنیم اما مهم اینست که آیا دور هم نشستن ثمراتی دارد.

بنابراین قبل از تشکیل جلسات این اقدامات را انجام دهیم.

*جهت شرکت اعضاء در جلسات علاوه بر دعوت نامه آنان را به صورت خوشه ای نسبت به زمان جلسه مطلع نمایید.

* دستور کار جلسه را از مدتها قبل به اطلاع افراد برسانید تا با جمع بندی نظرات خود و دیگران در جلسه حاضر شوند.

* مسئولیت های اداره یک جلسه را از قبل بین اعضاء تقسیم کنید.

(دبیرجلسه-مسئول پذیرایی-عکاسی-منشی و...)

*تمامی اعضاء شرح وظایف خود را به خوبی مطالعه کرده و ابهامات خود را قبل از تشکیل جلسه برطرف کنند.

 

یادآوری: تنوع در محل برگزاری جلسات ضروری است.

 

 

 

اقدامات حین برگزاری جلسه :

 

برای برگزاری یک جلسه موفق و موثر ،دبیر یا مربی جلسه می بایست مهارتهایی را از قبل آموخته باشد تا بتواند با بهره گیری از آن یک جلسه پر بار و موثری را راهبری و هدایت نماید.لذا خصوصیات فردی دبیر یا مربی جلسه نقش بسزایی در موفقیت جلسه دارد.

از این رو اقدامات زیر پیشنهاد می گردد.

 

* به موقع جلسه را شروع کنید و قبل از هر کاری اعضاء را به یکدیگر معرفی نمائید.

* دستور جلسه را قرائت و به افرادی که قصد بیان دیدگاه دارند بصورت نوبت بندی وقت دهید و دائماً مراقبت کنید که زمان توسط عده ای از بین نرود.

*مباحث و انواع افراد حاضر (پر حرفی ها ، ساکت ها ، جنجالی ها ) را کنترل کرد و بحث را بچرخانید البته دراین قضیه احترام تمام افراد مزبور را حفظ نمائید .

*از همه بخواهید خلاصه و مفید و بصورت کاربردی نظر دهند واز ایراد سخنرانی ویا بیان دید گاههای تکراری سایر اعضا خودداری نمایند .

* در حین مباحث ، مصوبات و مسئولیت ها را نیز مشخص نمائید تا در پایان جلسه جمع بندی به سهولت انجام پذیرد .

*هنگام تصمیم سازی در جلسات به مقدورات وواقعیتهای موجود توجه کنید .

 

یاد آوری : جلسه را راس ساعت مقرر ختم وصورت جلسه را به امضا اعضا برسانید.

 

اقدامات بعد از جلسه :

 

بدیهی است اقدامات بعد از جلسه علاوه براینکه یک وظیفه ذاتی برای تمامی اعضا بویژه مربی جلسه است عامل اعتبار برای جلسات بعدی است که نباید از آن غافل ماند لذا ضروری است :

 

·        صورت جلسه بصورت مدون به سرعت در اختیار اعضا قرارگیرد .

·        بصورت خوشه ای مسئولیت ها و پیگیردهای محوله به افراد پیگیری شود .

·         موانع و مشکلات موجود برای پیگیری مصوبات با اعضا و مسئولین مربوطه بررسی وبرطرف گردد.

·         در صورت کوتاهی یک یا دو عضو در پیگیری مصوبات به سرعت افراد دیگر جایگزین شوند تا مصوبات ازاعتبار خود ساقط نشود .

 

یاد آوری : نتایج اقدامات برای جلسات بعدی آماده گردد.

 

مشخصات جلسات :

 

1- موضوع بحث در جلسه بررسی ودنبال شود .

2- از افکار و نظرات اعضا در جلسه  ،  جهت رسیدن به اهداف معینی دنبال و استفاده شود .

3- زمان بندی برای استفاده ازنظرات همه حاضرین ضروریست .

4- احساس شود که برای ادامه بحث و نتیجه گیری علاقه وجود دارد .

5- بحث طوری باشد که اعضا جلسه اظهار نظر نمایند که احتیاج به فرصت بیشتری دارند یا ابراز خستگی نمایند .

6- در جلسه وقت کافی برای بررسی موضوع باشد .

 

مشخصات صورت جلسه :

 

1-             ذکر اسامی حاضرین و غائبین و متاخرین

2-             نوشتن مصوبات جلسه

3-             مشخص نمودن افرادی که پیگیر مصوبات هستند با قید زمان

4-             امضا حاضرین جلسه

5-             مشخص نمودن دستور جلسه آینده با قید زمان و مکان برگزاری جلسه

 

 

مهمترین جلسات در تشکیلات

 

الف : جلسات شورای گروه :

 

اداره گروه به عهده مربی نمی باشد زیرا او به تنهایی توان و فرصت این قبیل کارها را ندارد ، از طرف دیگرچنانجه قدرت رهبری تنها در دست مربی باشد اطلاع از نیازها و خواسته ها ونظرات وهمکاری اعضا ممکن نخواهد بود به همین منظور پیش بینی شد که شورای گروه تشکیل شود تا در برنامه ریزی وهمفکری با مربی همکاری نزدیکتری داشته واو را در این وظیفه خطیر یاری نماید .

این نوع جلسات در ابتدای هرماه  ، یکبار به منظور تبادل نظر وارائه آموزش ، دادن گزارش و اطلاعات وبلاخره تصمیم گیری در مورد فعالیتهای یک ماهه تشکیل می شود و نتیجه آن این است که مربیان و اعضا همیشه در جریان فعالیتها وبرنامه های جاری تشکیلات قرار می گیرند جلسات شورای گروه  ، وسیله ای است که مربی می تواند به کمک گروه آن را به نحو مطلوب اداره کند ، گروه بدون داشتن این نوع جلسات پیشرفت و موفقیت های روز افزون نخواهد داشت زیرا باعث پرورش استعداد ها و ایجاد قدرت مدیریت و رهبری و تصمیم گیری در اعضا می شود .

 

ترکیب اعضا ی شورای گروه  :

 

1- مربی

2- یاور مربی

3- مسئول تیم علمی

4- مسئول تیم ورزشی

5- مسئول تیم فرهنگی و تبلیغی

6- مسئول تیم خودکفایی و حمایتی

7- مسئول تیم امداد و نجات

 

یاد آوری : دبیر جلسه یاور مربی گروه است .

 

 

 

 

ب : جلسات آموزشی :

 

جلساتی است که هر دو هفته یکبار با حضور کلیه اعضا (36 نفره یا 12 نفره ) و مسئولیت مربی و یاور مربی تشکیل می گردد . این جلسات به منظور بحث وتبادل نظر وتوضیح و توجیه فعالیتهای گروه در قالب محتوای آموزشی در یک ماه وهم چنین ارائه گزارش فعالیتهای گروهی تشکیل می گردد که در هر ماه دوبار معین (هفته اول وسوم هر ماه ) بعنوان جلسات آموزشی توسط مربی یا اساتید دیگر تشکیل می گردد .

 

 

                             

   برنامه های پیشنهادی برای جلسات گروه

 

1- تلاوتی چند از کلام الله مجید با ترجمه                          توسط یکی از اعضا                                      5 دقیقه

2- بیان حدیث (حدیث اخلاقی )                                         توسط یکی از اعضا                                     5 دقیقه

3- مراسم پرچم                                                        از قبل وظایف تقسیم گروه                                 10 دقیقه

4- سخن روز ( در خصوص مناسبتها )                                   توسط یکی از اعضا                                   10 دقیقه

5- توضیح احکام                                                             توسط یکی از اعضا                                     10 دقیقه

6- موضوع جلسه با آموزش اعضا                                          توسط مربی                                            20 دقیقه

7- مسابقات ورزشی                                                           بین تیم ها                                               30 دقیقه

8- نیایش                                                                       توسط یکی از اعضا                                       5 دقیقه

 

یاد آوری :

 

1- برای اجرای برنامه یک نفر بعنوان مجری انتخاب شود .

2- پس از انجام هر برنامه توسط اعضا ازسوی مجری تشویق اردویی شوند .

3- صورت جلسه گروه توسط یاور مربی تهیه وتنظیم می گردد .

4- بررسی حضور و غیاب جلسه به عهده سر تیم می باشد .

5- اجرای برنامه توسط مربی ازقبل به اعضا ابلاغ گردد.

 

 

 

  ج: جلسات تیمی :

 

جلسات تیمی جلساتی است که هر دو هفته یکبار یعنی ( هفته دوم و چهارم هر ماه ) با حضور کلیه اعضای تیم با نظارت مربی و یاورمربی و مسئولیت مسئولان تیم ها انجام می گردد که در هر ماه یک جلسه آن به توجیه و تقسیم وظایف اعضا وارائه گزارش فعالیت اعضای تیم و براساس دستورالعمل جلسات (تقویم اجرایی ) ویا موضوعاتی که توسط مربی  یا یاور مربی به تیم ها ابلاغ        می شود که معمولا مهم ترین موضوعات مورد بحث عبارتند از :

·        تشکیل پرونده و صدور کارت شناسایی برای اعضای تیم

·        تکرار و تمرین آموزش داده شده توسط مربی در جلسات آموزشی

·        جلسات هم اندیشی با انتخاب مربی یا یاور مربی

·        انجام فعالیتهای فرهنگی و هنری (روزنامه دیواری ، نشریه ، سرود و... ) در خصوص مناسبتها

·        انجام مسابقات ورزشی

·        برگزاری ادعیه ( دعای ندبه ، درس و.... )

 

یاد آوری :

 

1- بررسی حضورو غیاب به عهده معاون تیم می باشد .

2- نتایج فعالیت در جلسه آموزشی به اطلاع مربی و اعضای گروه باید رسانده شود .

3- هر تیم براساس شرح وظایف خود جلسات جداگانه ای خواهند داشت .

 

 

د: جلسات با اولیای اعضا :

 

این جلسه بصورت فصلی یعنی درسال 3 بار پیش بینی شده است که از اولیای همه اعضا دعوت بعمل می آید تا در خصوص موارد ذیل بحث وتبادل نظر شود .

 

·  ارائه گزارش در خصوص فعالیتهای فرزند شان در تشکیلات براساس تقویم اجرایی

·        استفاده از تخصص اولیا در صورت همکاری جهت تقویت گروه

·        مطلع نمودن اولیا از رئوس آموزشی در تشکیلات

·  زمان جلسات را به نحوی برنامه ریزی نمایید که نیمی از وقت جلسه به بررسی مسائل فرزندشان ، سلامت خانواده ، ارتباط اولیا با فرزندان و....... توانمندیهای فردی فرزندشان ،......... ونیمی دیگر به توضیح و توجیه برنامه و فعالیتهای تشکیلاتی بحث وتبادل نظر شود .

 

شرایط و انتخاب اعضا :

 

·        داوطلب باشند (فرم داوطلب را تکمیل نمایند )

·        اخلاق ورفتار دانش آموزان مورد تائید مدرسه باشد

·        داشتن وضعیت مطلوب درسی

·        پذیرفتن مقررات و ضوابط تشکیلات

·        برخورداری ازسلامت جسمی و تعادل روانی

·        علاقمند بودن به شرکت در فعالیتهای گروهی – اجتماعی

·        داشتن زمینه مسئولیت پذیری

·        پرداخت حق عضویت

·        ارائه رضایت نامه از ولی یا سرپرست قانونی خود در فرم داوطلب