نقش مدیریت در برنامه ریزی....
نقش مدیریت در برنامه ریزی ......
ای نام تو بهترین سر آغاز بی نام تو نامه کی کنم باز
نقش بسیار مؤثر و اساسی مدیریت در رشد و تعالی جامعه بر کسی پوشیده نیست و در هر عصر و زمان و در همه زمینه ها خصوصاً در نظام آموزشی ما را بر این می دارد تا با موضوع مدیریت و مدیران بیشتر از گذشته بیاندیشیم و به آن توجه ویژه نمائیم .
میدانیم که از زمان تشکیل نظام آموزش و پرورش رسمی در ایران اسلامی بیش از یک قرن نمی گذرد و در طول این مدت بر اثر تحولات جامعه و اهمیت یافتن آموزش و پرورش در نظر مردم ، نظام آموزشی کشور گسترش یافته و تعداد آموزشگاهها و دانش آموزان سال به سال افزایش یافته که در نتیتجه مأموریت ، اهداف و وظایف آن پیچیده تر و بار مسئولیت های آن سنگین تر شده است و در حال حاضر رهبری و مدیریت نظام آموزشی در سطح مختلف آن یکی از وظایف دشوار و فنی جامعه به شمار می رود لذا با توجه به پیشرفتهای کنونی جهان و کشورمان در ابعاد مختلف هنوز مدیریت و رهبری مدارس و مدیریت امور آموزشی اهمیت واقعی خود را بدست نیاورده و مسائل و مشکلات مدیریت آموزش و پرورش در کشورمان چندان مورد توجه و مطالعه قرار نگرفته است .
خوشبختانه طی سالهای اخیر به تربیت مدیران آموزشی و باز آموزی مدیران شاغل تا اندازه ای توجه شده و تقویت کلاسهای ضمن خدمت تخصصی مدیران و ارتقاء رشته های مدیریت آموزشی در دانشگاهها می تواند بار مسائل و مشکلات اداره مدارس و نظام آموزشی را بکاهد و مدیران را در اجرای برنامه های آموزشی و پرورشی و اداری یاری دهد .
از سوی دیگر عصر کنونی را عصر فرا صنعتی و عصر فن و تکنولوژی و ارتباطات ، و دنیا را به دهکده کوچک تشبیه کرده اند که بدون اطلاعات و آگاهی های جدید و تخصصی ، مدیریت و هدایت در آن تحقق نمی یابد لذا ضروری است که مدیران با مجهز شدن به علوم تخصصی و جدید روز ، با توجه بهپیشرفتهای کنونی و پیچیدگی علوم مختلف ، از مدیریت سنتی خارج و با رویکرد به مدیریت علمی جدید بتوانند هدایت نسل آینده را به سرمنزل مقصد برسانند .
اهمیت مدیریت و هدایت در نزد خداوند بزرگ نیز آنقدر زیاد بود که نخستین انسان در کره زمین را به عنوان مدیر و هادی دیگران قرار داده و با انتخاب حضرت آدم (ع) ، ابوالبشر به عنوان اولین پیامبر خود ، نقش مدیریت را رسانده و عالم نیز برای همیشه از حجت خدا خای نخواهد بود که بیانگر نقش مدیریت بصورت استمراری و در همه اعصار خواهد بود
تاریخچه و پیشینه تفکر مدیریت :
اداره و هماهنگ سازی منابع انسانی و مادی تقریباً از ابتدای تاریخ مورد توجه انسان بوده است و عمل مدیریت به قدمت تاریخ بشر است .
انسانها برای تحقق هدفهای مشترک ، ابتدا در خانواده ها و سپس در قبایل و سایر واحدهای اجتماعی و سیاسی به یکدیگر پیوستند و برای رسیدن به اهداف مشترک با یکدیگر همکاری می کردند و مدیریت را به عنوان وسیله نیل به هدفها بکار می بردند .
مردم باستان ، اهرام ، معابد و کشتی ها ساختند و نظامهای حکومتی بنیاد نهادند ، کشاورزی و تجارت را توسعه دادند و به امور جنگ و دفاع پرداختند و در تمام این زمینه ها ، موفقیت ها و پیشرفتهای اجتماعی از طریق استفاده از فنون مدیریت حاصل آمد .
میان سومری ها ، مصریان ، چینی ها و ایرانیان باستان مدیریت رایج بوده است و آثار کتبی باقیمانده به مفاهیم مدیریت از قبیل برنامه ریزی ، تقسیم کار ، کنترل و رهبری اشاره می کنند ولی این جوامع هیچ کوششی برای جمع آوری و ترکیب دانش علمی مدیریت بعمل نیاوردند و دانش عملی از نسلی به نسل دیگر منتقل می گردید و یا ضمن تجربه آموخته می شد .
شواهد موجود نشان می دهد که مصریان دوهزار سال قبل از میلاد مسیح عدم تمرکز را بکار می بستند و از ستاد مشورتی استفاده می کردند . وجود اهرام دلالت می کند که در احداث آنها از برنامه های رسمی ، سازماندهی ، رهبری و سیستم های کنترل استفاده کرده اند و بدون شک ساختن اهرامی با آن عظمت بدون کاربست اصول و شیوه های مدیریت امکان پذیر نبوده و اداره کردن چنان کار عظیمی ، تقریباً معادل چند برابر اداره کردن سازمانهای بزرگ شرکتهای کنونی در سطح جهان است .
هم چنین شواهد موجود نشان می دهد که چینی ها حدود هزار سال قبل از میلاد نیاز به برنامه ریزی ، سازماندهی ، رهبری و کنترل را تشخیص می دادند و تا پیش از میلاد مسیح (ع) طبق شواهد تاریخی ، وحدت فرمان ، تفویض اختیار به زیردستان مرسوم بوده است و در کتاب عهد عتیق نیز از سازماندهی و تقسیم کار با تمام جزئیات آن یاد شده است .
سازمانهای نظامی و ارتشها نیز به پیشرفت مدیریت کمک فراوان کرده اند و بسیاری از اصول و اقدامات مدیریت از سازمانهای نظامی سرچشمه گرفته اند و هیچ مؤسسه ای به جزء سازمانهای دینی و مذهبی ، به اندازه مؤسسات نظامی با گروههای بزرگ انسانی سروکار نداشته است و استفاده از ستاد مشورتی ، روشهای عملیاتی دقیق و انضباط از دستاوردهای ارتشها بشمار می روند .
اقدامات نسبتاً پیشرفته مدیریت در دوره امپراطوری های یونان و روم پدید آمد و آنها سازمانهایی را برای انجام امور سیاسی ، بازرگانی و نظامی تأسیس کرده اند . در نوشته های فلاسفه یونام ازجمله افلاطون ، ارسطو و گزنفون نکاتی درباره مدیریت می توان یافت و آنها اصول منطق ، اقتصاد و حکومت و علم را پایه گذاری کردند و اداره امپراطوری های روم و ایران مستلزم کاربرد مفاهیم مدیریت بودند .
استفاده عملی از مدیریت هرچند در سراسر تاریخ وجود داشته ولی مطالعات و تألیفات مربوط به آن حدود 200 سال سابقه دارد که مهمترین بخش آن در صد سال اخیر پدید آمده است و مدیریت بعنوان رشته علمی تاریخ نسبتاً کوتاهی دارد و تقریباً از اوایل قرن بیستم به تدریج مدیریت به عنوان یک رشته دانشگاهی در آمده و بسیاری از مفاهی که امروزه در مدیریت رایج است حاصل کوششهای اخیر است .
تعریف مدیریت :
ابتدا باید بدانیم که یک تعریف مورد قبول عام از مدیریت در دست نیست و هر یک از صاحبنظران و مؤلفان و علمای علم مدیریت با اهداف و جهت گیریهای مختلف تعریفی از مدیریت ارائه کرده اند که بصورت اختصار به بعضی از تعاریف مهم صاحب نظران از مدیریت را نقل می کنیم و سپس تعریف جامعی از آن را ارائه خواهیم داد :
1- استاد شهید مطهری مدیریت را اینگونه تعریف می کند :
« مدیریت انسانها و رهبری آنها عبارتست از فن بهتر بسیج کردن و بهتر سامان دادن و بهتر سازمان دادن و بهتر کنترل کردن نیروهای اسنانی و بکاربردن آنها می باشد » .
2- فالت می گوید :
« هنر انجام دادن کار به وسیله دیگران را مدیریت می گویند » .
3- کاست می گوید :
« هماهنگ سازی منابع انسانی و مادی در جهت تحقق هدفها را مدیریت می گویند » .
4- دانلی و همکاران معتقدند :
« فراگرد هماهنگ سازی فعالیت فردی و گروهی در جهت هدفهای گروهی را مدیریت می دانند » .
5- دکتر جلال مقدس و دکتر مجتبی کاشفی می گویند :
« مدیریت عبارتست از قبول مسئولیت برای هدایت و اداره سازمان به منظور نیل به هدف مطلوب و انجام مقاصد » .
6- سازمان امور اداری و استخدامی ، مدیریت اسلامی را اینطور تعریف کرده است :
« مدیریتی که زمینه رشد انسان بسوی اله را فراهم نماید و مطابق کتاب و سنت و سیره و روش پیامبر اکرم (ص) و امامان معصوم و علوم و فنون و تجارب بشری جهت رسیدن به اهداف یک نظام در ابعاد مختلف ، همانند یک محور و مدار و قطب عمل کند ، مدیریت اسلامی می نامیم »
v پس در مجوع می توان گفت که :
هنر اداره مجموعه امکانات و استعدادهای مادی و معنوی در یک سازمان را بر اساس آگاهیهای مناسب ، بخاطر بهتر رسیدن به هدف را مدیریت می گویند .
یک مدیر باید مجهز به علم هنر باشد و مدیریت به تنهایی از علم یا هنر تشکیل نمی شود و در این زمینه بعضی ها اعتقاد دارند که مدیریت نیمی فطری و نیمی دیگر اکتسابی است پس می توان بیان کرد که :
« هنر هماهنگ ساختن یک مجموعه و هدایت آن مجموعه به طرف مقصود را مدیریت می گویند » .
در یک جمع بندی می توان نتیجه گرفت که :
الف ) مدیریت = ( دانش + هنر ) مجموعه ای از دانش و هنر است .
ب ) مدیریت همیشه باید در چارچوب یک سازمان اعمال شود .
ج ) مدیریت بر شالوده رابطه متقابل استوار می گردد .
د ) مدیریت کلیه حرکتهای بین اجراء و اعضای یک سازمان را هماهنگ می سازد .
هـ ) مدیریت هماهنگی را جهت رسیدن به هدف هدایت می کند .
و ) مدیریت کارها را سریعتر و آسانتر و بهتر به هدف می رساند .
ن ) مدیریت با تکیه بر علوم گوناگون اجتماعی اعمال می شود .
ی ) مدیریت بیشتر کارها را بوسیله دیگران انجام می دهد .
ویژگی ها و مشخصات یک مدیر خوب و موفق :
یک مدیر موفق جهت انجام مسئولیت خود در یک سازمان باید دارای ویژگی ها و مشخصاتی باشد تا با برخورداری از آنها بتواند مجموعه ای را بسوی اهداف معین هدایت کند . لذا در این جزوه ، خلاصه ای از ویژگی های یک مدیر خوب به شرح زیر بیان می شود :
1- علم و آگاهی :
یکی از مهمترین ویژگی های یک مدیر علم و آگاهی می باشد یعنی یک مدیر باید اطلاعات و آگاهی لازم را در خصوص اهداف و وظایف سازمان و نیروهای تحت امر داشته باشد تا بتواند با مدیریت خود به اهداف سازمان برسد و هیچ مدیری بدون علم و دانش و اطلاعات لازم ، قادر به انجام مدیریت حقیقی نمی باشد .
2- اشراف مدیریت :
از موضعی برتر به کارها نگریستن را اشراف می گویند و یک مدیر از موضع اشراف با دید دقیق مدیریت حضور خویش را در صحنه فعالیت اعلام می دارد و هر مدیری دو نوع حضور دارد . الف ) حضور شخصی ب ) حضور شخصیت
حضور شخصی مدیر یعنی حضور فیزیکی و جسمی مدیر که به خاطر محدودیتهای فراوان این حضور مقطعی و غیر موفق می باشد اما حضور شخصیت مدیر بخاطر افکار و اندیشه و قاطعیت و برنامه ریزی های مختلف مدیر فراگیرتر و کاملتر و مفیدتر و مداوم تر می باشد و سازمانی که دارای شخصیت مدیریتی می باشد موفق تر و زودتر به اهداف حقیقی خود می رسد .
3- قدرت و خلاقیت و ابتکار:
مدیر موفق باید با قدرت و خلاقیت و ابتکار خود بار مسئولیت را از میان راههای پرپیچ و خم و گردنه های تیز و تند به سرمنزل مقصود برساند و این مسئولیت سنگین قدرت و خلاقیت مدییت را می طلبد و هرگاه مدیری قدرتمند و توانا نباشد عظمت و کثرت کارها او را از پای در می آورد . مدیر باید با ابتکار و خلاقیت مشکل گشا باشد و گره های کور کارها را با سرپنجه پرتوان خویش باز نماید .
4-قاطعیت :
قاطعیت از ریشه « قطع » به معنی بریدن و جدا کردن که واژه مقابل آن « وصل » می باشد از اینکه یکی از ویژگی های مدیر قاطعیت می باشد . به خاطر این است که مدیر با این خصوصیت مشکلات کارها را می برد و با برداشتن موانع گوناگون مسیر را برای پیشرفت و رسیدن به اهداف هموار می سازند و قاطعیت و درایت مدیر را در رسیدن به اهداف کمک چشمگیر می نماید .
در منابع اسلامی نیز واژه « عزم » که به معنی آهنگ اجرای کار و تصمیم قاطع برای انجام عمل می باشد و عزم و قاطعیت یکی از صفات پیامبران و امامان می باشد .
5- مجری قانون بودن :
یک مدیر موفق باید مجری قانون باشد و روحیه تسلیم پذیری در برابر قانون داشته باشد و اگر مدیری در مقابل قانون و ضوابط روحیه سرکش داشته باشد و از روابط به جای ضوابط و قوانین و مقررات پیروی کند ، هرگز برای سازمان مفید نخواهد بود و به اهداف حقیقی سازمان نخواهد رسید .
6- تشویق و تنبیه به موقع :
یکی از خصوصیات بارز و ابزار مفید مدیران استفاده از تشویق و تنبیه به موقع است . تشویق به معنی ایجاد شوق کردن و راغب نمودن و تنبیه در لغت به معنی آگاه کردن است که اگر به موقع و به جا مورد استفاده قرار گیرد نتایج بسیار مطلوبی داشته و سازمان را در رسیدن به هدف کمک می نماید ولی یک مدیر باید توجه داشته باشد که شرایط و ویژگیهای خاص تشویق و تنبیه را دقیق و به موقع مورد اجرا قرار داده و از روابط و دوستی و باندی در تشویق و از انتقام گرفتن و تخریب روحیه و شخصیت و افراط در تنبیه پرهیز نماید .
7-سعه صدر :
یکی از ویژگی ها و ابزار بسیار مؤثر مدیریت سعه صدر یا شرح صدر می باشد منظور از سعه یا شرح به معنی گشادگی و وسعت و مراد از صدر ظرفیت بالا و روح و فکر متعالی می باشد . مدیر با داشتن سعه صدر بهنگام هجوم مشکلات در مسیر مسئولیت توان و گنجایش پذیرش سختی ها و رنجها دارا می باشد و در حقیقت شرح صدر مایه هدایت بوده و مدیری که سعه صدر نداشته باشد ، هرگز قادر به انجام مسئولیت نیست . زیرا مدیریت توان مخصوص می خواهد توانی که بتواند کارها را در حوزه مسئولیت بر محور حق هماهنگ سازد و سنگینی های
فراگرد یا ارکان مدیریت :
فراگرد مدیریت را غالباً به کارکردها یا وظایف مدیریت تجزیه و تفکیک می کنند و کارکرد اشاره می کند به فعالیتی مهم و اساسی که در نیل به هدف ضرورت تام دارد که به تعبیری به آن ارکان مدیریت می گویند و از اینکه کلام کارکرد مدیریت مهم است میان صاحب نظران اختلاف نظر است و به عبارت دیگر طبقه بندی هایی که به منظور تجزیه فراگرد مدیریت صورت می گیرد متفاوت است .
1- برنامه ریزی :
برنامه به معنی راه و روشی که از نظر زمانی به آینده متکی می باشد و برنامه ریزی تدوین و تعیین فعالیت هایی که باید در محدوده راهها و در چارچوب روشهای مشخص شده انجام پذیرد و بطور خلاصه می توان گفت که برنامه ریزی یعنی انتخاب راه و روشی مناسب برای بهتر رسیدن به هدف . یا ترکیب منابع انسانی و منابع مالی را برنامه ریزی می گویند .
به تعبیر دیگر برنامه ریزی یعنی پیش نگری و تدارک وسایل برای عملیات آینده می باشد .
2- سازماندهی :
سازماندهی یعنی ترکیب و تخصیص افراد و منابع دیگر برای انجام دادن کار به تعبیر دیگر تعیین جایگاه هر فرد در سازمان را سازماندهی می گویند . پس سازماندهی به معنی تقسیم وظایف و مسئولیت ها بین افراد در سازمان می باشد .
3-هماهنگی :
هماهنگی یعنی بهم پیوستن و وحدت بخشیدن همه کوششها و فعالیت ها جهت رسیدن به اهداف سازمان و به تعبیر دیگر ارتباط بین نقشهای مختلف در مجموعه سازمان را هماهنگی می گویند .
مکتب ها و نظریه های مدیریت
تألیفات زیادی در زمینه مدیریت راجع به موضوعات متنوع و به وسیله نویسندگان گوناگون صورت گرفته است و نویسندگان اولیه ، دست اندرکاران زبده مدیریت بودند که ضمن توصیف تجارب عملی خود آنها را به صورت اصول تعمیم دادند .
افکار و اندیشه هایی که صاحبنظران رشته های مختلف به قلمرو مدیریت وارد کرده اند موجب گردیده که در طبقه بندی اندیشه ها و نظریه های مدیریت دیدگاههای گوناگون تشخیص داده شود که به اختصار به بعضی از مکاتب و نظریه های مدیریت اشاره می شود .
1- مدیریت علمی :
مدیریت علمی در تاریخ تحول اندیشه های مدیریت در اوایل قرن بیستم میلادی پدید آمد بنیانگذاران آن کارورزان یا دانشمندان یا مهندسانی بودند که در مؤسسات صنعتی و دولتی کار می کردند و مهمترین مسئله مورد توجه آنان در مدیریت کارآیی بود .
یعنی بالا بردن سطح تولید و بیشینه سازی بازده و از این رو کوشش آنان بر این بود که مسائل سطح کار و تولید را به توسل به روشهای منظم علمی حل کنند و در نتیجه در زمینه های طراحی ماشین آلات ، روشهای انجام کار ، گردش کار و نظایر آن ، دانش و فنون مدیریت را توسعه دادند .
بنیان گذار این نهضت و تفکر ، « فردریک تیلور آمریکایی » بود . او ابتدا کارگر ساده کارخانه بود که ضمن کار ، از راه تجربه ، مهندسی آموخت و به سرعت ترقی کرد و به سرمهندسی رسید . او مجموعه عقاید خود درباره مدیریت را در کتاب « اصول مدیریت علمی » در سال (1911 ) منتشر کرد و عقاید او در آن زمان مورد بحث و جدل شدید قرار گرفت و بعد از آن نیز همیشه موضوع مباحثات فراوان بوده است .
ویژگی بارز مدیریت علمی ، تأکید بر مدیریت در سطح عملیاتی ، مطالعه علمی عملیات به منظور تشخیص عوامل مؤثر برآن و کشف مؤثرترین روش انجام کار است .
منظور تیلور از علم و روش علمی ، مشاهده و ارزشیابی منظم است و او معتقد بود که به مدد اصول علمی می توان فعالیت های تولیدی را تحت نظم در آورد و کارآیی را افزایش داد .
به این منظور او اصول مهندسی انسانی را که شامل مطالعه زمان ، حرکت ، روش و سایر فنون و ابزار مدیریت علمی است مورد استفاده قرار داد و با حذف کلیه عوامل اضافی و نا مربوط کار ، وظیفه اصلی و حداکثر تخصیص در آن را مورد تأکید قرار داد .
اصولی که تیلور برای حل مشکلات مدیریت در سطح عملیاتی پیشنهاد کرد عبارتند از :
1- گسترش علم و آگاهی از کار
2- انتخاب کارکنان بر مبنای علمی و افزایش مداوم مهارت آنها
3- هماهنگ کردن علم کار با کارکنانی که بر مبنای علمی انتخاب شده و آموزش دیده اند .
4- تقسیم منطقی کار و مسئولیت آن میان کارکنان و مدیران که در آن مسئولیت برنامه ریزی و سازماندهی کار بر عهده مدیران است .
مسئله مهم دیگری که تیلور به آن توجه داشت انگیزه های افراد انسان در محیط کار است . به نظر او انگیزه کار در درجه اول ناشی از شوق به درآمد اقتصادی است .
از این رو سیستمی برای پرداخت دستمزد پیشنهاد کرد که در آن مزد مستقیماً با کمیت تولید رابطه دارد . مبنای فلسفی این اندیشه بر این آموزه اقتصادی استوار است که انسان فقط با رفاه اقتصادی انگیزش پیدا می کند و چون رسیدن به رفاه اقتصادی عمدتاً از طریق کار و تولید میسر است لذا سیستم پاداش بر اساس بازده ، افراد را به حداکثر تلاش برای تولید بیشتر تشویق می کند و در این میان ، تنها عامل محدود کننده کارآیی و افزایش بازده ، خستگی جسمانی است که تیلور این مسئله را نیز در تعیین مؤثرترین شیوه انجام کار مورد توجه قرار داد .
2- مدیریت اداری ( جدید ) نظریه کلاسیک سازمان :
همزمان با تیلور کسان دیگری که تجربه مدیریت در سازمانهای بزرگ برخوردار بودند ، دریافتند که اداره کردن سازمانها با مدیریت سطح عملیاتی کاملاً متفاوت است . آنها مدیریت را فراگرد هماهنگ سازی تلاش گروهی در جهت هدفهای گروهی تعریف کرده و در صدد توضیح مدیریت بر حسب وظایف یا کارکردهای مدیران در سطوح مختلف سازمان بر آمدند .
سرشناس ترین این افراد که او را بنیانگذر مدیریت جدید می دانند ، هانری فایول فرانسوی است . او مهندس معدن بود و قسمت عمده عمر خود را به فعالیت در یک شرکت معدنی و مدیریت آن صرف کرد و در هفتاد سالگی عقاید خود درباره مدیریت را در رسانه ای کوچک تحت عنوان « مدیریت صنعتی و عمومی » منتشر کرد . او در این رسانه کوشش کرده است فعالیت های سازمان را به مقولات مختلف طبقه بندی کند و این طبقه بندی الگوی مطالعات و عملیات مدیریت قرار گرفته است .
هانری فایول در سازمان های صنعتی ، شش گروه فعالیت را به شرح زیر تشخیص داد :
1- فنی ( تولید ، ساخت و تغییر شکل کالاها ).
2- بازرگانی ( خرید ، فروش و معاوضه ) .
3- مای ( تهیه سرمایه و استفاده مطلوب از آن ) .
4- ایمنی ( حفاظت اموال و افراد ) .
5- حسابداری ( انبارداری ، تهیه ترازنامه ، محاسبه قیمت و تهیه آمار ) .
6- مدیریت ( برنامه ریزی ، سازماندهی ، فرماندهی ، هماهنگ سازی و کنترل ) .
به اعتقاد فایول پنج فعالیت اول کمابیش در همه سازمانها مورد توجه قرار می گیرند ولی فعالیت ششم ( مدیریت ) مستلزم تحقیق و مطالعه قابل ملاحظه می باشد که در نتیجه او بیشترین کار خود را به مدیریت اختصاص داد و فعالیت های مدیریت از دیدگاه فایول عبارتند از:
1- برنامه ریزی 2- فرماندهی 3- فرماندهی 4- هماهنگی 5- کنترل
فایول علاوه بر تعریف مدیریت بر حسب کارکردهای پنجگانه نظریات خود را در اصول کلی مدیریت جمع بندی کرده است که به اصول چهارده گانه فایول معروف بوده و او این اصول را بر اساس تجربیات طولانی خود در مدیریت وضع کرده و آنها را رهنمودهایی برای حل مسائل علمی مدیران عنوان کرده است که اصول چهارده گانه فایول به شرح زیر می باشد :
1-تقسیم کار : تخصصی شدن کار وسیله طبیعی تحول و پیشرفت مؤسسات و جوامع است در نتیجه تخصص ، عناصر کار کاهش می یابد و حدود وظایف کارکنان مشخص می شود و تقسیم کار بر اساس تخصص ، موجب کارآیی می شود .
2-اختیار و مسئولیت : اختیار و مسئولیت باید معادل هم باشند و کسیکه مسئولیت انجام دادن وظیفه ای را برعهده می گیرد باید برای انجام دادن آن متناسب با مسئولیت اختیار داشته باشد .
3-انتضباط : اعضای سازمان باید به مقررات و قوانین سازمان احترام بگذارند و از مافوق اطاعت کنند از نظر فایول انضباط در نتیجه رهبری مؤثر و متناسب ، توافق عادلانه بر سر قواعد و مقررات انجام کار و اعمال مجازات در قبال تخلفات بوجود می آید .
4-وحدت دستور ( فرماندهی ) : هر کارمندی باید فقط از یک مافوق دستور بگیرد و بس . فایول معتقد بود که وجود فرماندهی دوگانه ( دو سرپرست برای زیردست ) موجب تضاد و کشمکش و تزلزل اختیار و ضعف انضباط می شود .
5-وحدت هدایت : هر گروه از فعالیت های سازمانی که هدف واحدی دارند باید فقط تحت یک برنامه و به وسیله یک مدیر هدایت شود . اصل وحدت هدایت نباید با اصل وحدت دستور اشتباه شود . وحدت هدیت در نتیجه سازماندهی درست و تقسیم دقیق وظایف و فعالیت های سازمان بوجود می آید و به ساختار سازمانی مربوط است ولی وحدت دستور به کنش و عمل کارکنان در چهارچوب ساختار سازمانی اشاره می کند . وحدت هدایت مثل اینکه اداره کارگزینی سازمان نباید دو مدیر و دو خط و مشی داشته باشد .
6- تقدم منافع عمومی بر منافع خصوصی : در هر سازمان کل مهمتر از اجزای آن است یعنی هدفهای سازمانی بر هدفهای فردی و خصوصی ارجحیت دارند و اولویت همیشه با مقاصد و منافع سازمانی است .
7- حق الزحمه کارکنان : پرداخت حق الزحمه کارکنان و مدیران در قبال خدماتی که انجام می دهند باید عادلانه باشد و موجبات رضایت آنان را فراهم سازد .
8- تمرکز : کاهش نقش زیردستان در امر تصمیم گیری را تمرکز و افزایش نقش آنان در تصمیم گیری را عدم تمرکز می نامند . به عقیده فایول میزان تمرکز به شخصیت مدیر به قابلیت زیردستان و شرایط سازمان بستگی دارد و چون این عوامل با توجه به موقعیتهای سازمانی و زمان و مکان متغیراند ، لذا بر عهده مدیران است که مناسب ترین درجه تمرکز را برای موقعیت خود معین کنند
-سلسله مراتب : جریان اقتدار و اختیار یا زنجیرفرمان در هر سازمان ، به ترتیب رتبه و مقام ، از بالاترین سطح مدیریت به پائین ترین سطح عملیاتی ادامه می یابد . زنجیر فرمان ، مکمل اصل وحدت دستور است و ارتباط سازمانی و انتقال اطلاعات و دستورات از طریق آن صورت می گیرد .
10- نظم : بر اساس این اصل استفاده از منابع مادی و انسانی سازمان باید تابع نظم و ترتیب دقیق و منطقی باشد و هر چیز و هرکس باید درجا و موقعیت مناسب خود قرار گیرد و مدیر باید برای ایفای وظایف ، مناسب ترین افراد را برای رسیدن به اهداف سازمان انتخاب نماید .
11- انصاف : رفتار مدیران با زیردستان باید مبتنی بر مقررات سازمان ، توأم با عدالت و انصاف و دوستانه باشد . فایول معتقد بود که رفتار عادلانه موجب می شود تا زیردستان وظایف خود را با تعهد و وظیفه شناسی بیشتر انجام دهند .
12- ثبات شغلی و استخدامی : فایول مشاهده کرده بود که سازمان موفق ، معمولاً از وجود گروه ثابتی از مدیران و کارکنان برخورد دارند . از این رو نقل و انتقال زیاد کارکنان را مضر می دانست و معتقد بود که در هر سازمان باید اقداماتی برای تشویق کارکنان به ویژه مدیران ، برای خدمت دراز مدت صورت گیرد .
13- ابتکار : به زیردستان باید فرصت داده شود که در انجام وظایف خود تفکر و نوآوری کنند و ابتکار عمل به خرج دهند .
14- روحیه گروهی : ایجاد روحیه گروهی موجب وحدت و هماهنگی سازمان می شود . به نظر فایول از عوامل مختلفی می توان برای ایجاد و تقویت روحیه استفاده کرد ولی مهمترین آنها وحدت فرمان و ارتباط شفاهی است .مهارتهای لازم برای مدیریت آموزشی :
مهارتها به توانائیهای قابل پرورش شخص که در عملکرد و ایفای وظایف منعکش می شود می گویند و به طور کلی مهارتهای مورد نیاز هر مدیری را در سه زمینه به شرح زیر طبقه بندی می کنند :
1- مهارت فنی 2- مهارت انسانی 3- مهارت ادارکی
منظور از مهارت ، توانایی بکاربردن مؤثر دانش و تجربه شخصی است و ضابطه اصلی مهارت داشتن ، اقدام و عمل مؤثر در شرایط متغییر است و بطور خلاصه تعریف مهارتهای سه گانه مدیریت به شرح زیر می باشد :
1- مهارت فنی :
مهارتهای فنی یعنی دانائی و توانایی در انجام دادن وظایف خاص که لازمه آن ورزیدگی در کاربرد فنون و ابزار ویژه و شایستگی عملی در رفتار و فعالیت است و مهارتهای فنی از طریق تحصیل ، کارورزی و تجربه حاصل می شوند .
مدیران معمولاً این مهارتها را طی دوره های آموزشی یا کارورزی فرا می گیرند . نظیر دانش ، فنون و روشهای برنامه ریزی ، بودجه بندی ، کنترل ، حسابداری ، کارگزینی و… مهارتهای فنی مورد نیاز مدیران آموزشی علاوه بر موارد فوق شامل مهارت و تبتحر در برنامه ریزی آموزشی ، ارزشیابی آموزشی ، راهنمایی آموزشی ، فنون و روشهای تدریس و فنون اداری و مالی آموزش و پرورش است .
مدیر آموزشی برای انجام وظایف خاصی که دارد باید از مهارتهای فنی کافی برخوردار باشد .
ویژگی بارز مهارتهای فنی آن است که به بالاترین درجه شایستگی و خبرگی در آن می توان دست یافت زیرا این نوع مهارت ماهیتاً دقیق ، مشخص دارای ضوابط عینی و قابل اندازه گیری می باشد .
 |
||||||
 |
||||||
 |
||||||
 |
||||||
2- مهارت انسانی :
مهارت انسانی یعنی داشتن توانایی و قدرت تشخیص در زمینه ایجاد محیط تفاهم و همکاری و انجام دادن کار به وسیله دیگران ، فعالیت مؤثر به عنوان عضو گروه ، درک انگیزه های افراد و تأثیرگذاری بر رفتار آنان .
مهارت انسانی در نقطه مقابل مهارت فنی است یعنی کار کردن با مردم در مقابل کارکردن با اشیاء و چیزها . یکی از شرایط مهارتهای انسانی این است که شخص یا مدیر ابتدا باید خودش را بشناسد و به نقاط قوت و ضعف خود آگاه باشد و اعتماد به نفس داشته باشد تا بتواند دیگران را بشناسد و به دیگران اعتماد کند و محیط امن برای دیگران ایجاد نماید .
مهارتهای انسانی به آسانی قابل حصور نیستند و فنون و روشهای مشخص ندارند و مدیر آموزشی برای اینکه بتواند در شما یکی از اعضای مؤثر محیط آموزشی درآید و بین اعضای گروهی که به رهبری آنها می پردازد همکاری و تفاهم بوجود آورد ، باید از مهارتهای انسانی به حد کافی بهره مند باشد .
3- مهارت ادارکی :
مهارت ادراکی یعنی توانایی درک پیچیدگیهای کل سازمان و تصور همه عناصر و اجزای تشکیل دهنده کار و فعالیت سازمانی به صورت یک کل واحد ( سیستم ) .
به عبارت دیگر ، توانایی درک و تشخیص اینکه کارکردهای گوناگون سازمان به یکدیگر وابسته اند و تغییر هر یک از بخشها که الزاماً بخشهای دیگر را تحت تأثیر قرار می دهد که آشنایی با آن مدیر را قادر می سازد که به طریقی تصمیم گیری یا اقدام کند که موجبات اثربخشی سازمان و رضایت کارکنان آن را فراهم نماید .
مدیر آموزشی برای اینکه بتواند محیط آموزشی را بشناسد و روابط متقابل عوامل مختلف را درک کند و اولویت های آموزشی را تشخیص دهد و با تصمیمات مؤثر و اقدامات خود بهترین نتایج را عاید نظام آموزشی سازد ، باید از مهارت ادراکی قابل ملاحظه ای برخوردار باشد .
« تعریف سازمان »
مفاهیم سازمان و مدیریت لازم و ملزوم یکدیگرند و وجود یکی بدون دیگری بی معناست چون فعالیت مدیریت در سازمان اتفاق می افتد و سازمانی نیست که از مدیریت بی نیاز باشد .
مفهوم سازمان مثل بسیاری از مفاهیم علوم اجتماعی و انسانی تعاریف گوناگونی دارد و قبل از تعریف سازمان لازم است عناصر و ویژگیهای مشترک آن را بشناسیم که ما را در رسیدن به تعریف سازمان کمک و هدایت می نماید از این رو عناصر و ویژگی های مشترک سازمانها به شرح زیر می باشد :
1- سازمانها هدف دارند ، یعنی برای دستیابی به هدف ها و مقاصد مشخص بوجود آمده اند .
2- سازمان ها از ترکیب اجتماعی افرادی که به طور گروهی کار می کنند تشکیل می شوند .
3- فعالیت سازمانها استمرار زمانی دارد .
4- سازمانها ، فعالیت خود را از طریق تفکیک وظایف ، از روی برنامه ، و با استفاده از دانش و فن و ابزار انجام می دهند .
5- سازمان ها ، واحدهای یکپارچه و یگانه ای از فعالیت های منظم هستند و کار و فعالیت خود را بطور عقلانی و منطقی هماهنگی و هدایت می کنند .
بر مبنای ویژگیهای فوق تعریف زیر را برای سازمان می پذیریم .
« سازمان عبارت است از هماهنگی معقول تعدادی از افراد که برای تحقق هدف یا منظور مشترکی از طریق تقسیم وظایف و برقراری روابط منظم و منطقی به طور مستمر فعالیت می کنند » .
مشخصه اصلی سازمان دامنه فعالیت و الگوی روابط انسانی آن است که به واسطه آنها هدفهای سازمانی تحقق می یابند و این الگو دو وجه رسمی و غیر رسمی دارد .
« انواع سازمان ها »
1- رسمی 2- غیر رسمی
سازمانهای رسمی با وجود برخورداری از ویژگیهای مشترک دارای تفاوتهای چشمگیری هستند از این رو بر مبنای ویژگیهای گوناگونی که سازمانها دارند آنها را به شرتح زیر طبقه بندی کرده اند :
1- برحسب اندازه و نوع مالکیت ( خصوصی یا دولیت )
2- بر حسب ملاک عضویت ( داوطلبانه – استخدامی – اجباری )
3- اهداف و وظایف اجتماعی ( آموزشی – دینی – سیاسی یا اقتصادی )
4- در قلمرو امور اقتصادی ( تولیدی – خدماتی )
و در یک تقسیم دیگر انواع سازمانها را از نظر منفعت رسانی به شرح زیر تقسیم کرده اند :
1- سازمانهای مشترک المنافع که در اصل به عموم اعضای خود نفع می رسانند ( مثل اتحادیه ها – باشگاهها – احزاب سیاسی ، تعاونی ها و انجمن های حرفه ای )
2- سازمان تجاری که در اصل به مالکان و مدیران خود بهره می رسانند ( نظیر کارخانه های صنعتی ، فروشگاهها ، بانکهای خصوصی و هتل ها )
3- سازمانی خدماتی که در درجه نخست به مراجعان خود نفع می رسانند ( مثل بیمارستانهای خصوصی ، مدارس خصوصی ، بنگاههای مددکاری اجتماعی )
4- سازمانهای رفاه عمومی که عموم مردم را بهره مند می سازند ( مثل سازمانهای دولتی نظیر وزارت دفاع – مدارس دولتی ، سازمان پلیس – سازمان آتش نشانی و … )
اندیشه های مؤثر در مدیریت ( بیش از 60 تجربه واقعی از عملکرد مدیران )
نوشته Merie yost , Bruce Hgiand برگردان : کوروش محمد خراسانی
الف ) هنر حرفه ای بودن :
1- مسئولیت پذیری باشید 2- از دیگران بیاموزید
3- توسعه ی اقتدار واقعی 4- باز عمل کنید … در سازمان موضوعات
5- رهبر اول حرکت می کند 6- سخنان خود را طلایی کنید
7- رهبری از طریق الگو بودن 8- اتخاذ تصمیمات دشوار
9- آهنگ حرکت سازمان را رهبران تعیین می کنند 10-وقت شناس باشید
ب – بهبود منابع انسانی :
11- قدر کارکنانتان را بدانید 12- تأکید بر آموزش و بهساز منابع انسانی
13- کارکنان ممتاز را از دست ندهید 14- کارکنان را از مشکلات و مسایل اقتصادی شرکت آگاه سازید
15-ارزشیابی و بررسی عملکرد باید به منظوری خاص صورت گیرد
16- سازمان ها بدون منابع انسانی هیچ چیز نیستند 17- بهبود منابع انسانی با ارائه ی فرصت به آنان
18- بهترین منابع انسانی را برای خود برگزینید
پ – هنر کارکردن با افراد :
19-ایجاد ارتباط
20-پیام آوران را نکشید 21-مهربانی دارایی هر سازمان محسوب می شود
22- تضاد جنبه های مثبت هم دارد 23- موقعیت های مختلف شیوه های رهبری متفاوت می طلبد
24-انتظارات خود را تشریح نمایید 25- سلب اعتماد نکنید
ت – افزایش بهره وری :
26- اولویت بندی در کار 27- موانع و مشکلات را از سر راه بردارید
28- تأکید شما به عملکرد افراد باشد نه خصوصیات فردی 29- مقصد خود را مشخص نمایید
30- انجام دادن درست کارها و انجا دادن کارهای درست
ث – درک کارکنان و انگیزش افراد :
31- سهمی هم برای مزاح و خنده در نظر بگیرید 32- ترس ، بهره وری را می کشد
33- منصف باشید تا با اضمحال روبرو نشوید 34- با درآمد و حقوق کارکنان بازی نکنید
35- کارکنان را به مشارکت ترغیب کنید 36- کارکنان نیاز به اثبات دارند
37- اطمینان پیدا کنید که کارکنان به حق خود می رسند
ت – انجام دادن کارهای درست :
38-سخت نگیرید 39- سکوت همیشه طلایی نیست
40- از گذشته یاد بگیرید ولی در آن زندگی نکیند 41 – تصمیمات غیر ضروری نگیرید
42- تکنولوژی در اختیار شما باشد ، نه شما در اختیار آن
43- بدنبال کشف واقعیات باشید 44- همیشه برنامه ی جانبی و پشتیبانی داشته باشید
چ – خلاقیت و نوآوری :
45- اجتناب از یکسان سازی 46- به نظریات دیگران احترام بگذارید
47- بدنبال سئوالات مطرح شده نباشید 48-ابداع
49- در جستجوی ادارک باشید نه فقط اطلاعات 50 – اگر این راه عملی نشد راهی دیگر را امتحان کنید
51- پیش روی خود را درست ببینید
ح – محیط خود را بیشتر بشناسیم :
52- شما از دید مشتریان چگونه هستید 53- حس مسئولیت اجتماعی
54- صدایی که از دوردست می شنوید ، صدای رقباست 55- به ارزش نهادها پی ببرید
56- ریسک پذیر باشید 57- ضامن امنیت شغلی خود شمایید
خ – مدیران هم مانند سایر کارکنان هستند :
58- روحیه ی شما در مدیریت اثر می گذارد 59- بر نفس خود غلبه کنید
60- برای خود وقت آزاد هم در نظر بگیرید 61- خود را رهبر بدان
62-تنبلی نکنید 63- مصرف مواد مخدر و مشروبات الکلی و باختن
64- لبخند بزنید
چکیده مدیر یک دقیقه ای – بلانچارد و دکتر جانسون
ترجمه فریال موسوی – کامیار طریقی
1- مدیر اتوکرات همان مدیر مستبد است
2- بعضی از مدیران مدیر آخرین سطر هستند و منظور از آخرین سطر، خط آخر صورتحساب و اظهار نامه مالی سود و زیان شرکت است که در واقع نشانگر نتایج فعالیت در سازمان است و بازده کار سازمان را نشان می دهد .
3- یک مدیر خوب باید در سازمان زمینه ای را فراهم کند که افراد سازمان کارکردن با او را دوست داشته باشند و با کمک یکدیگر بازده کار را بالا ببرند و مدیر با برنامه ریزی دقیق از فرصت نهایت استفاده را بکند و بیشتر وقت را در سازمان بگذارند و در ارتباط با نیروهای سازمان باشند و فرصت کافی نیز داشته باشند .
4- یک مدیر موفق باید حداقل هفته ای یک روز برنامه ملاقات با زیردستان خود داشته باشد تا گزارش کار هفته ای را ارائه و مدیر محور فعالیت هفته آینده را مطرح و مورد تجزیه و تحلیل قرار دهند تا نتیجه بهتری حاصل شود .
5- یک مدیر خوب باید هم به نتایج و بازده کار و هم به کارکنان توجه داشته باشد و این دو در کنار هم سودمند و مؤثرند و این کارت روی میز مدیر بصورت ثابت بود که نوشته بود : کسانیکه احساس خوبی در مورد خود دارند نتایج خوبی هم به بار می آورند ، بنابراین کمک به افراد برای اینکه احساس خوبی در مورد خود داشته باشند کلید بهتر انجام شدن کارها می باشد و همیشه کیفیت کار انجام شده بیشتر از کمیت آن اهمیت دارد و بازدهی باید هم در کیفیت و هم در کمیت باشد .
6- مدیر یک دقیقه ای یعنی در مدت بسیار کوتاهی نتایجی بسیار بزرگ از افراد می گیرد و مدیر برای دیگران تصمیم نمی گیرد بلکه زمینه را فراهم می کند تا کارمندان خودشان تصمیم بگیرند و مدیر هیجوقت بجای دیگران تصمیم نمی گیرد یک مدیر یک کار را چند بار تکرار نمی کند که هم وقت خودش را بگیرد و هم وقت دیگران را ( صرفه جویی در وقت )
7- مدیر در نگاه معمولی خود با کراکنان و ارباب رجوع باید با لبخند و محبت برخورد کند و ارتباط صمیمی با دیگران برقرار کند .
8- مدیر باید وظایف کارمندان تحت سرپرستی خود را دقیقاً مشخص کند تا هر کس وظیفه خود را بشناسد و به آن عمل کند و اولین راز و پایه و اساس مدیریت یک دقیقه ای (( هدف گذاری یک دقیقه ای )) است که باید در یک صفح نوشته شود و 80% از نتایج خیل مهم از 20% اهدافمان بدست می آید که باید روی آنها تأکید خاصی صورت گیرد که هم مدیر با آنها آشنا باشد وهم کارمندان .
9- یک کارمند سازمان باید مشکل واحد خودش را خودش تشخیص دهد و خودش بتواند مشکل آنرا حل نماید .
10-دومین راز مدیر یک دقیقه ای تمجید های یک دقیقه ای است
11-یکی از شعارهای مدیریت یک دقیقه ای این بود که : برای اینکه به افراد زیر دستت کمک کنی تا تمام استعدادهای بالقوه خودشان را بکار بگیرند . آنها را وقتی که کارهای صحیح انجام دادند غافلگیر کن . یعنی تمجید یک دقیقه ای و تمجید یک دقیقه ای یعنی ارتباطی سازنده با انجام کار درست مثل گذاشتن دست روی شانه افراد یا لمس آرام آنها با حالتی دوستانه که توسط مدیر صورت می گیرد که به آن تمجید یک دقیقه ای می گویند .
12-افراد تحت سرپرستی خود را بلافاصله بعد از عمل درستشان تمجید و تشویق کنید و درستی کار را به آنها بفهمانید .
13-سومین راز مدیریت یک دقیقه ای ، سرزنشهای یک دقیقه ای است که بعد از اشتباه توسط مدیر صورت می گیرد .
14-اهداف اصلی کار باید حداکثر در 250 لغت روی یک صفحه کاغذ که حداکثر یک دقیقه وقت را می گیرد نوشته شود و خوانده شود تا مرور گردد .
15-یکی از موفقیت های مدیرا و افراد این است که اگر افراد برای خودشان اهمیت قائل نشوند دیگران هم حق را درست بجا نخواهند آورد یعنی اگر خودت شیپورت را به صدا در نیاوری ، دیگران با ناشی گری آنرا تف مالی خواهند کرد .
سعدی در بوستان می گوید : به غمخوارگی چون سرانگشت من نخارد کس اندر جهان پشت من
16-مدیر یک دقیقه ای در حقیقت در ازای کار خوب کارمندان آنها را تمجید یک دقیقه ای و در صورت اشتباه سرزنش یک دقیقه ای می کرد .
17-روی کارت میز مدیر نوشته بود که : بهترین لحظات زندگی من ، دقایقی است که برای سرمایه گذاری روی افراد صرف می کنم .
18-عشق و علاقه به کار بازده و کارآیی را بالا می برد و مدیر موفق باید با آموزش صحیح تخصص و مهارت و عشق را در کارمندان ایجاد کند .
19-اکثر مدیران وظایف کارمندان و اهدافی که از آنها انتظار دارند را به آنها نمی گویند و یا نمی نویسند ( شرح وظایف حتماً باید اعلام شود ).
20-یک نفر از انیشتن شماره تلفنش را پرسید او دفترچه تلفن همراه خودش را باز کرد و تلفن را به او داد مرد خندید و گفت شوخی می کنی – انیشتن گفت خیر ، هرگز ذهنم را با اطلاعاتی که می توانم در جای دیگر پیدا کنم یا بنویسم آشفته نمی کنم .
21-روی کارت دیگر مدیر نوشته بود : هر کسی بالقوه یک برنده است ، ولی بعضی از افراد هستند که بازنده به نظر می رسند با این وجود اجازه ندهید که ظاهر آنها شما را بفریبد .
